Een zakelijke handleiding voor het omgaan met onvoorziene omstandigheden

Ondernemingen van elk formaat zijn gevoelig voor onvoorziene omstandigheden en situaties die van negatieve invloed kunnen zijn op hun financiën, gezondheid, professioneel imago en de dagelijkse gang van zaken- van natuurrampen tot data diefstal. Daarom is het implementeren van een effectief rampenplan cruciaal bij het veiligstellen van je middelen, het managen van een crisis en het verzekeren van continuïteit van je onderneming.

We bieden  hierbij een praktische handleiding, zodat zowel kleine als groeiende ondernemingen een effectief rampenplan kunnen creëren en implementeren en zo hun fysieke middelen en beroepsactiva kunnen beschermen.

Noodplan: De eerste stappen

Acute crisissituaties en operationele beperkingen kunnen het gevolg zijn van grote gebeurtenissen, waardoor je onderneming misschien een aantal uur, dagen of zelfs voorgoed moet sluiten. Het zal dan ook zeker zijn vruchten afwerpen om een rampenplan op te stellen voor het geval zulke onvoorziene omstandigheden zich voordoen. Hier bieden wij een aantal tips, zodat je makkelijker van start kunt gaan.

Benoem de voornaamste risico’s voor jouw bedrijf

De eerste stap bij het creëren van een gedegen rampenplan is het identificeren van de potentiele risico’s voor jouw bedrijf. Afhankelijk van de omvang en de sector van jouw onderneming, zijn er vele factoren die de dagelijkse gang van zaken zouden kunnen beïnvloeden, waaronder:

• Schade aan het gebouw door natuurrampen, zoals overstromingen.
• Personeelszaken, zoals het overlijden van een hooggeplaatste werknemer of belanghebbende.
• Data diefstal en IT veiligheidsovertredingen.
• Diefstal van bedrijfsmiddelen.
• Wettelijke problemen.
• Aanzienlijke voorraadproblemen, veroorzaakt door een partner of leverancier die failliet is gegaan.
• Technische problemen, zoals WIFI gerelateerde zaken of herhaaldelijke stroomstoringen.

Bedenk goed welke risico’s voor jouw onderneming gelden en benoem de belangrijkste gebieden die het meest kwetsbaar zijn of voor de meeste problemen zouden kunnen zorgen. Hier kun je dan je rampenplan op afstemmen, waardoor je geen geld, tijd en middelen zult verspillen aan het toekomstbestendig maken van onnodige aspecten van jouw onderneming.

Structureer het rampenplan in fasen

Een effectief rampenplan moet zich richten op de drie hoofdzaken van continuïteit, waaronder; acute maatregelen, interim procedures en het vaststellen van de stappen die noodzakelijk zijn bij het wederopbouwen van hetgeen verloren is gegaan. Het faseren van dit plan zal je helpen bij het managen van de crisis en het delegeren van de voornaamste maatregelen naar de juiste mensen.

Hier benoemen we een aantal voorbeelden van de soort maatregelen die noodzakelijk zijn bij de verschillende fases van een rampenplan.

• Acute maatregelen- Dit zijn de zaken die meteen moeten gebeuren, waaronder contact opnemen met leveranciers, klanten en personeel om hen te laten weten wat er aan de hand is; IT noodhulp; en het evacueren van het gebouw.
• Interim procedures- De maatregelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat jouw onderneming kan blijven draaien na een incident; denk hierbij aan het op de hoogte houden van klanten, leveranciers en personeel; contact leggen met je verzekeringsmaatschappij; het vaststellen van je financiële stabiliteit; en het herstellen van je IT systemen en beveiliging zodat je kunt beginnen met het heropbouwen van je digitale activa.
• Wederopbouw en herstel- Het proces van het opbouwen van hetgeen verloren is gegaan; denk hierbij aan een toename van marketing inzet, het aannemen van gespecialiseerde consulenten die kunnen helpen bij het managen van problemen en het toekomstbestendig maken van de belangrijkste aspecten; het investeren in een betere beveiliging; en het delegeren van belangrijke herstel taken aan personeel.

Dit zijn maar een aantal basis voorbeelden van de soort maatregelen die je zou moeten implementeren om je bedrijf veilig te stellen tijdens een crisis. Hoe jouw onderneming reageert, is natuurlijk afhankelijk van het incident, de sector en de mate waarin jouw activa zijn geraakt.

De essentiële onderdelen van jouw rampenplan

Of het nu om een kleine of grote onderneming gaat, het is van essentieel belang dat jouw onderneming weet hoe te reageren ten tijde van een crisis en hoe het zich moet aanpassen zodat het verlies beperkt blijft. Hier volgt een opsomming van de belangrijkste aspecten die je moet overwegen bij het opstellen van veiligheidsmaatregelen- van datadiefstal tot een evacuatieplan.

Evacuatie plan- Het veilig en tijdig evacueren van al het personeel in het geval van nood is een van de eerste dingen die je moet opnemen in je rampenplan. Elke onderneming met personeel in dienst moet sowieso een evacuatie procedure hebben, maar het is belangrijk om deze ook op te nemen in het rampenplan, zodat alle personeelsleden hier ook daadwerkelijk van op de hoogte zijn.

Databeveiliging- Data zijn van onschatbare waarde voor vele ondernemingen, en dus moet je stappen ondernemen om deze te beschermen. Vraag jezelf eens af; zou je onderneming kunnen blijven draaien in het geval van dataverlies en wat zou de impact hiervan zijn? Een gedegen databeveiligingsplan is nodig om informatie te beschermen. Verzeker jezelf er dus van dat je een back-up hebt van alle relevante bedrijfsdata en dat je een manier hebt om data te herstellen.

Communicatie procedure- Verschillende bestuurs-en personeelsleden en belanghebbenden kunnen geraakt worden door een incident. Maar dit geldt ook voor klanten, leveranciers en partners. Maak een lijst met alle mensen die je op de hoogte moet stellen in het geval van nood en voeg hieraan de contactgegevens toe van essentiële diensten zoals loodgieters, elektriciens en internet providers. Je zou ook de details van je verzekering bij de hand moeten houden, zodat je meteen kunt handelen na een incident.

Diefstal en beveiliging- Je rampenplan moet ook zeker maatregelen omvatten voor het beschermen en behouden van intellectueel eigendom en bedrijfsmiddelen, waaronder; data, apparatuur en gevoelige klanteninformatie. Zorg voor een back-up van alle waardevolle zaken en overweeg om kopieën ook buiten het bedrijf op te slaan zodat de zaken gewoon door kunnen gaan in het geval van een cyber aanval of daadwerkelijke diefstal. Je moet ook nadenken over een juridische strategie om je onderneming te beschermen indien gevoelige data worden gestolen of uitgelekt.

Mismanagement en fraudeprocedures- Een van de moeilijkst hanteerbare rampen betreft fraude en wanbeheer onder personeel. Dit soort crisissen kunnen vaak van negatieve invloed zijn op het publieke imago van een onderneming en kunnen zorgen voor een slecht gevoel bij andere medewerkers. Om deze problemen tegen te gaan, moet je een aantal controles, procedures en een actieplan opstellen waardoor je wanbeheer kan helpen voorkomen en waardoor je nauw kunt samenwerken met je personeel bij het oplossen van potentiele problemen, voordat zij een negatieve impact hebben.

Neem je verzekeringspolis eens goed onder de loep- Je moet ervoor zorgen dat je onderneming goed is verzekerd; dit is cruciaal om het risico van financieel verlies bij een noodgeval zoveel mogelijk te beperken. Dit geldt vooral voor groeiende ondernemingen met een toenemend personeelsbestand. Naast algemene bescherming tegen diefstal, brand en natuurrampen zoals overstromingen, zou je ook zaken als intellectueel eigendom (bij een cyber aanval) en financiële voorzieningen (bij het verlies van investeerders) moeten laten opnemen in je polis.

Tip- sommige verzekeringsmaatschappijen bieden soms lagere premies aan als je kunt bewijzen dat je een gedegen rampenplan hebt opgesteld.

We hopen dat onze handleiding voor het opstellen van een rampenplan je zal helpen bij het beveiligen van jouw groeiende onderneming. Vergeet niet om de rest van de SEFE Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.